Jadi apa yang kamu lakukan? Mulailah dengan menentukan apa yang benar-benar penting untuk dilakukan. Pisahkan yang penting dari apa yang mendesak.
Jangan Tertangkap dalam "keadaan yg mendesak"
Masalah dengan semua sumber daya teknologi yang kita miliki untuk komunikasi adalah bahwa mereka membuat segalanya tampak mendesak. Akan sangat menggoda untuk terjebak di dalamnya dan menghabiskan sebagian besar hari Anda menanggapi email alih-alih berfokus pada apa yang benar-benar penting.
Setiap kegiatan memiliki tingkat kepentingan dan urgensi tertentu. Umumnya item akan dibagi menjadi empat kategori:
Krisis: Penting dan Mendesak
Perencanaan, Persiapan dan Pencegahan: Penting tetapi Tidak Mendesak
Pekerjaan Sepele: Mendesak tetapi Tidak Penting
Pembuang Waktu: Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Berencana untuk Mencegah Krisis dari Terjadi
Sangat mudah untuk percaya bahwa semuanya itu penting. Tetapi, pada kenyataannya, beberapa hal lebih penting daripada yang lain. Jika Anda cenderung berpikir semuanya penting, akan sangat sulit untuk memprioritaskan. Jika Anda sering berada dalam kategori Crisis, produktivitas Anda akan melemah dan Anda hanya akan kelelahan. Ini tidak berkelanjutan. Satu-satunya jalan keluar adalah fokus pada apa yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan, menyiapkan, dan mencegah hal-hal yang memaksa Anda untuk beroperasi dalam krisis. Ketika krisis terjadi, Anda akan diperlengkapi untuk menanganinya dan bergerak jauh lebih mudah.
Kali berikutnya Anda menemukan diri Anda bekerja terlambat untuk memenuhi tenggat waktu, menanggapi pelanggan yang marah atau rekan kerja, atau bergegas untuk memecahkan masalah, benar-benar mendorong diri Anda untuk datang dengan jawaban atas beberapa pertanyaan ini:
"Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah hal ini terjadi di masa depan?"
"Apa yang bisa saya pelajari untuk membuatnya lebih mudah di lain waktu?"
"Dukungan atau bantuan siapa yang perlu dilibatkan?"
"Apa yang bisa terjadi di masa depan, dan bagaimana saya bisa mengantisipasinya dan berencana untuk merespons?"
Berencana untuk Mencegah Krisis dari Terjadi
Ketika Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan itu dan mengambil tindakan yang diperlukan, Anda akan mengambil tindakan yang akan membantu Anda keluar dari kategori Krisis untuk waktu yang lama.
Fokus pada Apa yang Penting
Adalah penting bahwa Anda memiliki kebiasaan untuk secara konsisten mengidentifikasi kegiatan Anda yang paling penting dan kemudian menerapkannya sebagai prioritas. Contoh lain dari hal-hal yang penting tetapi tidak Mendesak meliputi:
Mempersiapkan pertemuan
Merencanakan presentasi
Melatih dan membimbing staf Anda
Mengantisipasi kebutuhan atau permintaan pelanggan
Melakukan brainstorming cara-cara untuk merampingkan proses internal
Identifikasi kegiatan Anda yang paling penting untuk diselesaikan setiap tahun, bulan
Buat rencana untuk mengidentifikasi kegiatan Anda yang paling penting setiap minggu
Mendiskusikan prioritas terpenting tim Anda untuk fokus
Memprioritaskan daftar harian Anda untuk fokus pada hal yang paling penting
Meningkatkan pengembangan profesional Anda sendiri
Menjadi Seorang Guru Waktu
Carilah semua sumber daya yang Anda inginkan yang akan membantu Anda mengembangkan kebiasaan untuk secara konsisten fokus pada prioritas utama Anda. Bicarakan dengan manajer Anda dan anggota tim untuk mengidentifikasi prioritas utama Anda dan kegiatan yang paling penting. Carilah buku, kursus e-learning dan kelas pelatihan manajemen waktu online yang dapat membantu Anda. Pada akhirnya, Anda akan menemukan bahwa Anda akan mengembangkan kebiasaan dan keterampilan untuk fokus pada prioritas utama Anda, mencapai hasil yang lebih besar, mengurangi stres Anda dan menguasai penggunaan waktu Anda.
No comments:
Post a Comment